Outlook

Contenido:

• Concepto de Outlook

• Que nos permite Outlook

• Pasos para ingresas a Outlook

• Pantalla de trabajo de Outlook

• Barra de herramienta de Outlook

• Lista de contactos

• Gestión de correos

• Significado de las opciones del correo (PARA, CC, CCO.)

• Pasos para crear una firma

• Pantalla del calendario

• Planificar una cita

• Campos de las citas

• Como eliminar una cita

• Cita periódica

En este módulo aprendimos especialmente a trabajar con correos electrónicos y algunos trucos aprendidos como enviar correos (CC, CCO) de Outlook, además a crear nuestras propias citas tanto citas simples, completas y periódicas a continuación se muestran las imágenes que capturamos en Outlook con sus respectivo concepto de lo aprendido.  

CONCEPTO DE OUTLOOK

Outlook es un software que no solo permite enviar, recibir y administrar correo electrónico, si no que también administrar el calendario y los contactos, como amigos,socios empresariales, ademas puede compartir su calendario con familia y colegas a través de Internet.

Puede administrar no solo correo electrónico, contacto y calendarios de forma central, sino que también puede administrar toda la información que intercambiamos a nuestros equipo, artículos de blog y noticias que se distribuyen en internet y sesiones de chat de mensajería instantánea.

QUE NOS PERMITE OUTLOOK

Outlook nos permite informarnos y administración es por eso que a continuación mostrare 8 opciones que debemos saber que el programa nos ofrece.

• Obtenemos un visión general de los temas del día y de la semana

• Nos da la opción de enviar y recibir información a través del correo electrónico, esta dirección puede estar dirigida tanto a una persona como a un grupo.

• Podemos programar unas citas, reuniones con otros usuarios.

• Podemos realizar seguimientos anuales como pueden ser los cumpleaños, vacaciones, aniversarios.

• Nos permite tener lista de contactos de personas conocidas, en las que podremos almacenar información como nombre, teléfonos y direcciones.

• Realizar el seguimiento de tareas, estableciendo prioridades, vencimientos, proceso.

• Podemos crear acceso directo a carpetas, para facilitar el acceso de la misma.

• Podemos conectarnos y compartir información a través de internet.

PASOS PARA INGRESAR A OUTLOOK

Para tener una rapidez para entrar al programa es recomendable crear un acceso directo en nuestro escritorio, esto es para cuando lo utilizamos constantemente o a diario.

Damos un clic en botón inicio, nos aparece menú igual al que se observa en la ilustración de arriba, en el menú elegimos la opción todos los programas, nos mostrara otras opciones, hacemos un clic en Microsoft office y elegimos el programa Outlook haciendo un clic sobre el icono rápidamente nos mostrara las siguientes opciones:

Nos pedirá si ingresamos con una cuenta electrónica, o si deseamos entrar sin internet, estas opciones podemos elegir una de ellas dependiendo el estado que tengamos de red, cuando me refiero al estado red me refiero si estamos conectados a internet o no tenemos acceso a internet.

Si estamos conectados a internet elegimos la opción (si) y nos mostrara la pantalla principal donde ya podemos trabajar, enviar, recibir mensajes, cuando lo utilizamos por primera vez empezamos a crear nuestros propios contactos etc. Al igual si no estamos conectados a internet elegimos la opción (no) al elegir esta opción siempre nos mostrara la pantalla de Outlook donde podemos crear nuestros contactos pero a diferencia que no podremos enviar ni recibir mensajes, no podremos compartir nada que esté relacionado con el internet.

Para cerrar el programa no hay ningún pasos para seguir solamente hacemos un clic en la opción cerrar(X) del programa.

PANTALLA DE TRABAJO DE OUTLOOK

• Pestañas de menús: almacena de manera organizada las opciones de la barra de herramientas.

• Barra de herramientas: herramienta a usar por el usuario calificadas por acciones (pestañas).

• Panel de lectura: muestra el contenido de los mensajes.

• Carpeta de correo: muestra las opciones del correo seleccionado.

• Panel de navegación: opciones extras de Outlook.

• Favoritos: acciones más comunes por los usuarios de Outlook.

• Calendarios: calendario con marcador de eventos.

• Buscador: buscador de archivos dentro de las bandejas.

• Bandeja: muestra el contenido dentro una bandeja específico.

• Servidor: muestra el servicio al cual se encuentra conectado.

• Opciones de vista: cambia el zoom de la página y la forma en vista.

LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS DE OUTLOOK SON

La barra de título: generalmente conocemos la barra de título porque en ella se encuentra el nombre de la ventana activa, al igual que los botones de miniar, maximizar y cerrar

La barra de menús: esta barra está compuesta  por las operaciones de Outlook, agrupadas en menús despegables.

La barra de estado: esta barra indica el estado en el que se encuentra el programa está ubicado en la parte inferior de la pantalla del programa, además nos proporciona información según en la pantalla Outlook.

Panel de exploración: este panel lo encontramos a la izquierda del programa, este nos permite acceder a distintas opciones de Outlook, en este panel encontramos dos partes bastantes definidas.

Cuerpo principal: el cuerpo principal es la parte donde trabajamos con los mensajes, calendarios, las notas y tareas, etc.  El cuerpo principal ira variando de diferente aspecto según el lugar en donde nos encontramos, mostrando la bandeja de entrada, un calendario, la lista de contactos, etc.

LISTA DE CONTACTOS

En la lista de contactos, los conocemos como lista de distribución, una lista es una agrupación de direcciones de correo electrónico recopiladas bajo un nombre.

Un mensaje enviado a un grupo de contactos se dirige a todos los destinatarios que aparecen en el grupo, podemos incluir grupos de mensajes, solicitudes de tareas, convocatorias de reunión e incluso en otros grupos de contactos.

Pasos aprendidos para crear un grupo de contactos

En contactos, en la ficha de inicio, en el grupo de nuevo, hacemos clic en Nuevo Contacto.

Un modo abreviado con el que podemos agregar un nuevo contactos es presionando las teclas CTRL+MAYUS+C.

Luego escribimos la información que deseamos incluir para nuestro nuevo contacto, como el nombre, la dirección, el cargo que desempeña, numero de tel. correo electrónico, etc.,.

Cuando hemos completado la información en la ficha Contactos, en el grupo Acciones luego hacemos un clic en Guardar y Cerrar. Si deseamos guardar e iniciar otro nuevo hacemos Clic en la opción Guardar y nuevo.

A nuestros contactos podemos agregarle una fotografía para tener más facilidad cuando enviamos un mensaje.

Pasos para insertar una imagen a nuestro contacto.

Para agregar una foto a nuestro contacto, hacemos un clic en el icono de la foto, o bien, en la ficha Contactos, en el grupo de Opciones, hacemos un clic en la imagen, luego agregamos la imagen deseada.

En la creación de contactos aprendimos a crear contactos de varias forma una de ellas es crear un contacto en una carpeta publica, otra manera es crear un contacto a partir de una tarjeta de presentación, también podemos crear un contacto a partir de un remitente de un mensaje de correo electrónico recibido y crear un contacto a partir de un contacto existente.

Uno vez que ya hallamos creados los contactos Outlook también nos da las opciones de editarlos o eliminarlos

Para editarlos simplemente nos ubicamos en el contacto que deseamos editar luego damos un doble clic sobre el nombre de este, luego modificamos el campo a modificar y aceptamos.

Para eliminar un contacto también nos ubicamos dentro del grupo de contactos seleccionamos el contacto a eliminar lo seleccionamos y pulsamos la tecla suprimir o con el botón derecho del mouse y eliminar.

GESTION DE CORREOS

El manejo del correo en Outlook es rápido y sencillo basta con una vista rápida para conocer que sus opciones son muy parecidas a las de otro correo utilizado con Hotmail o Gmail.

Pasos para crear un correo

En la ilustración se muestra cual es el campo de trabajo del correo electrónico, cuando deseamos acceder a este campo de trabajo debemos pulsar con el botón Inicio, en la opción Nuevo correo, otra de las opciones es combinando las teclas CTRL+U.

El campo de trabajo de correo electrónico nos aparecen pestañas como la pestaña de mensajes, en esta pestaña realizamos la mayoría de trabajo cuando creamos mensajes en esta pestaña encontramos como cambiarle la fuente, el tamaño, el color del texto, también acceder a nuestra libreta de direcciones, adjuntar archivos o revisar la ortografía.

En la pestaña insertar, encontramos muchos elementos que podemos insertar a nuestro mensaje electrónico como archivos adjuntos, tarjetas de presentación, tablas, imágenes, gráficos, diagramas, enlaces, títulos WordArt… etc.

En la pestaña de formato, en esta encontramos las opciones para formatear el texto, igual a como lo hacemos en Word.

SIGNIFICADO DE LAS OPCIONES DEL CORREO (PARA… CC… CCO…)

Estas opciones son las que ocupamos a diaria cuando se trabajamos en correos electrónicos, antes de utilizar los correos electrónicos nos aprendimos las siguientes opciones:

PARA: en esta opción especificamos el destinatario del mail. Además podemos insertarle varios destinatarios separados siempre con una coma.

CC: lo conocemos como “CC” su significado es Carbón Copy, o Copiar el carbón, pero generalmente lo encontramos en los correos con sus siglas. En este campo incluimos a las personas que deseamos enviarle un mensaje, para estén enterados, sin que el mensaje original este dirigido a ellos.

CCO/BCC: su significado “CCO” en español es Copia de Carbón Oculta o el “BCC” es Blind Carbón Copy. El funcionamiento es el mismo del anterior “CC” con la única que los destinatarios no pueden a  aquellas personas que les hemos enviado la copia oculta.

Cuando deseamos reenviar un mensaje que nos han enviado a nosotros, lo más necesario es escribir la dirección del correo en el campo “CCO” así evitaremos que las direcciones del correo sean visibles para el otro usuario al que le hemos enviado el mensaje.

PASOS APRENDIDOS PARA CREAR UNA FIRMA

Podemos crear firmas personalizadas para nuestros mensajes de correo electrónico que contengan textos, imágenes, e incluso una tarjeta de presentación electrónica, un logo tipo o también  una imagen de nuestra firma.

Podemos crear varias firmas para ocuparlas para diferente  ocasiones

Pasos crear una firma.

• Primero nos ubicamos en el campo de correo electrónico, en la ficha de opciones, luego en el grupo Incluir hacemos clic en firmas.

• En la ficha de firma de correo hacemos un clic en la opción nueva firma.

• Escribimos el nombre para nuestra firma, luego aceptar.

• Luego nos aparece un cuadro que dice Editar firma, escribimos los datos o texto que deseamos incluir.

Pasos para incluir una insertar una firma.

• Nos ubicamos dentro del mensaje

• Hacemos clic en la opción de firmas

• Hacemos clic en la nombre de firma, si tenemos varias firma elegimos la más indicada.

PANTALLA DE CALENDARIO

Además de del manejo de mensajes electrónicos, otra de las herramientas que más utilizamos en Outlook es el calendario, nos permite llevar un control de lo que realizamos a diario como que día nos toca examen, que día nos toca visitar al dentista, en fin el calendario nos ayuda a muchísimas cosas más.

Primeramente debemos saber cómo podemos utilizar o para que nos sirve el calendario en la siguiente ilustración se muestra la barra principal del calendario.

La barra del calendario contiene las acciones más comunes que utilizamos para gestionar las citas del calendario por ejemplo. La opción nueva nos sirve para crear una nueva cita.

El menú emergente del calendario, donde podemos encontrar las operaciones más utilizadas a la hora de planificar nuestra citas, eventos y demás gestiones llevadas en una agenda.

PLANIFICAR UNA CITA

En nuestro calendario podemos añadirle una cita, podría ser una cita simple o bien una cita completa

En la cita simple lo único que debemos de hacer es ubicarnos en el día, luego le añadimos la hora haciendo un clic en el intervalo en el que deseamos añadir la cita.

En la cita completa esta es se trabaja diferente, con alarma, con etiquetas de importancia, etc., lo que debemos hacer es entrar en la ventana de la cita.

Para abrir esta ventana tenemos varias opciones:

Haciendo doble clic en el intervalo de tiempo, o pulsando con el botón derecho del ratón sobre el intervalo de tiempo y escogiendo la opción Nueva cita del menú emergente, o seleccionando el intervalo de tiempo y pulsando sobre el botón Nuevo de la barra de botones del calendario.

CAMPOS DE LAS CITA

Barra de botones.

Los datos de la cita se agrupan en la sección Mostrar, entre Programación donde podemos definir, entre otros, la lista de asistentes, y citas.

La primera opción es ASUNTO: en este campo o espacio digitamos el tema de la cita, por ejemplo “entrevista”

La segunda opción es la UBICACIÓN: en este campo indicamos el lugar donde ocurrirá la cita.

La tercera opción COMIENZO Y INALIZACION: en este campo indicamos la hora de comienzo y de finalización de la cita, también podemos dar un clic en una opción se deseamos todo el día,
A la cita le damos un sonido para que la alarma nos avise que tenemos una cita, además podemos indicarle que nos avise con cierta antelación.
En el área de la cita nos muestra un cuadro blanco, aquí podemos insertarle un texto para especificar un poco más lo relacionado con la cita.
Una vez que ya hayamos terminado de completar todos los campo debemos pulsar clic sobre el botón guardar y cerrar, para que se registre la cita. La cita se nos mostrara en el calendario.

COMO ELIMINAR  UNA CITA

Para eliminar una cita simplemente nos ubicamos sobre la cita y hacemos un clic derecho pulsamos sobre la opción eliminar, otra manera que se utiliza es seleccionando la cita y pulsando sobre el botón (X) de la barra de botones de calendario.

CITA PERIODICA

Una cita periódica es aquella que se repite intervalos regulares. Por ejemplo si todos los sábados tenemos un examen de cada módulo del operador ejecutivo, podemos ponerla como una cita periódica.

Para realizar la cita periódica lo hacemos siguiendo estos pasos.

• Nos ubicamos en la barra de Outlook pulsamos siempre en la opción de calendario.

• En la barra que nos aparece en la parte superior seleccionamos la opción “ACCIONES” luego marcamos “NUEVA CITA PERIODICA”

• Luego rellenamos el formulario “REPETIR CITA”

• Seleccionamos la hora de inicio y final de la cita. Un ejemplo seria de 10 a 11 de la mañana.

• Luego marcamos la periodicidad. Si deseamos que la cita se repita cada cierto número de días, semanas, meses o años. En nuestro ejemplo anterior elegimos que se repetirá cada sábado por lo que marcamos “SEMANA”,  en “REPETIR CADA” “2” y marcamos el sábado.

• Luego fijamos el comienzo de las citas. Un ejemplo seria el 19 de noviembre. Además fijamos la finalización de esta cita periódica, debemos de fijar el número de repeticiones o el día de finalización. 

• Para finalizar pulsamos el botón aceptar, luego pulsamos el botón cerrar y guardar.

• Eliminar cita periódica: al igual que las citas normales eliminamos una cita periódica seleccionándola y pulsando la tecla suprimir. Para eliminar cualquier cita siempre se siguen los mismos pasos.