Excel

Contenido:

• Concepto de Excel

• Pantalla principal de Excel

• Datos de excel

• Formulas

• Los operadores de Excel

• Los formatos de celda

• Graficos

• Los errores de formula

• Tipos de errores

• Referencia en formulas

• Funcion logica

• Ordenar y filtrar datos

• Crear macros 

Concepto de Excel

Es programa desarrollado para realizar tareas contables y financieras gracias a las funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.

La plataforma de Excel se le podría llamar como un libo de trabajo, porque todo lo que realizamos se guarda en un solo archivo de Excel. Cada vez que abrimos el programa e iniciamos un nuevo documento de trabajo nos aparecerá como Libro 1, si abrimos otro documento nos aparecerá como Libro 2, y así sucesivamente.

Los libros que trabajamos están compuestos por 2 formatos o extensiones que se denominan de la siguiente manera.

• Los archivos .XLS son archivos trabajados en versiones de Microsoft Excel 2003.
• Y los archivos .XLSX son versiones trabajados en Microsoft Excel 2007 y 2010.

En libro de Excel está compuesto por hojas de trabajo, Excel automáticamente siempre nos muestra 3 hojas para trabajarlas. Estas hojas las encontramos en la parte inferior de la pantalla de Excel, a esta hoja de Excel le podemos dar un formato deferente como cambiarle el nombre, aplicarle un color para llevar un mejor control, un ejemplo cuando trabajamos con los doce meses del año pulsamos con un clic sobre el botón (+)  que nos aparece a la par de las hojas de trabajo, observamos que se van agregando más hojas de trabajo, si lo pulsamos 9 veces nos aparecen 9 hojas de trabajo más.

Al campo de trabajo de Excel lo conocemos generalmente como una hoja de cálculo o también como hoja electrónica.

Las hojas de cálculo están compuestas por columnas y filas.

Las columna  están compuestas por un conjunto de celdas verticalmente cada columna observamos que se nombra por letras.

Ejemplo la primera columna esta nombrada por la letra A la segunda columna por la letra B, la siguiente por la letra C y así sucesivamente nos damos cuenta que la hoja de cálculo contiene 16,384 columnas.

Las filas los conocemos como un renglón, una fila es la línea horizontal, está formada por celdas, a las filas se les identifica por números.

Por ejemplo la primera fila es la 1, la siguiente es la fila 2 así sucesivamente, una hoja de cálculo contiene 1.048.576 filas para trabajar.

ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL

Las partes de Excel que aprendimos son las siguientes.

• Celda activa.
• Barra de herramienta de acceso rápido.
• Cuadro de nombre.
• Barra de fórmulas.
• Ficha de comando.
• Grupo de herramientas.
• Encabezado de columnas.
• Encabezados de fila.
• Etiquetas de hoja de cálculo.
• Barra de desplazamiento vertical.
• Barra de desplazamiento horizontal.
• Vistas de hoja de cálculo.

DATOS DE EXCEL

En una hoja de Excel, los distintos tipos de daros que podemos introducirlos son los siguientes.

Valores constantes: es un dato que introducimos directamente en una celda, podría ser un número, una fecha u hora, o un texto.

Números: cuando introducimos números podemos incluir los siguientes caracteres, 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,9 y los signos especiales +, -, (), /, %, E, e. pts.

Aprendimos que al insertar el símbolo (+) delante de los números se ignoran, y cuando introducimos un número negativo este tiene que ir procedido por el signo (-).

El carácter (E) o (e) este lo interpretamos como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 30000 (3 por 10 elevado a 5).

También podemos incluir puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando un número tiene una sola como se trata como una coma decimal.

Si al finalizar un numero se escribe con pts., Excel asigna formato moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Cuando introducimos el símbolo (%) al final de un número, Excel lo considerara como símbolo de porcentaje.

Fecha u hora: cuando insertamos una fecha u hora, no tenemos más que escribirla de la forma en que deseamos que aparezca.

Al igual que los números (ya que realmente lo son), como observamos que las fechas y las horas siempre nos aparecen alineados a l derecha de la celda.

Cuando insertamos una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, lo único que hacemos es introducir los dos últimos dígitos del año, para las demás fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente lo introducimos el año completo.

Texto: para introducir texto como una constante, seleccionamos una celda y digitamos el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto, como observamos al digitar el texto en una celda siempre nos aparecerá por defecto alineado a la izquierda.

FORMULAS

Las formulas son las que dan un tremendo poder a nuestra hoja de cálculo, sin las formulas nuestra hoja de cálculo seria como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras.

Las fórmulas de Excel las utilizamos para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos combinen.

Cada vez que iniciamos una formula siempre digitamos el símbolo (=), si no, Excel no lo tomara como una formula.

Partes de una fórmula de Excel:

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

• Constante o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 10. Un texto también puede ser utilizado dentro de una formula pero lo debemos encerrar por doble comillas.
• Referencia de celda. En lugar de utilizar contantes dentro de nuestras formulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntaran a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra formula.
• Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo (+) para la suma o el símbolo (*) para la multiplicación.
• Función de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una fórmula de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una formula.

LOS OPERADORES DE EXCEL

Los operadores son los que indican como se deben manipular los operandos. Los operadores junto con los operandos forman una expresión, que es una fórmula que define el cálculo de un valor. Los operadores pueden ser constantes, variables o llamadas a funciones, siempre que éstas devuelvan algún valor. Entre los operadores que están tenemos los siguientes.

OPERADOR ARITMETICOS: los operadores aritméticos los utilizamos para calcular un valor a partir de dos o más números para cambiar el símbolo de un número positivo a negativo, o viceversa. Los operadores que conocemos son los siguientes.

OPERADORES DE COMPARACION

Los operadores de comparación, como su nombre lo indica, permiten comparar dos valores.

OPERADOR DE CONCATENACION DE TEXTO

Los operadores de concatenación son los que unen varias cadenas en una sola (&). Ejemplo (sur & este = sureste)

OPERADORES DE REFERENCIA

Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para crear una sola referencia. Ejemplo: operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, estas incluidas (B5:B15).

LOS FORMATOS DE CELDAS

Los formatos de celda son los que le aplicamos a una celda o varias celdas por ejemplo un formato seria el color de la celda, el tamaño de la fuente, bordes, rellenos, alineación del texto.

Todo lo relacionado con el formato de la celda lo encontramos en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, en el grupo de fuente encontramos una fechita, si la pulsamos nos muestra una ventana que es la del formato de celdas.

Una vez que elijamos el formato para nuestras celdas pulsamos el botón aceptar.

GRAFICOS

GRAFICOS DE COLUMNAS

Un gráfico es un tipo de representación visual que incluye figuras y/o signos para comunicar uno o una serie de conceptos.

Microsoft office nos ofrece una variedad de gráficos que podemos utilizar en Excel entre ellos están los siguientes:

Gráfico de columnas es el que más utilizamos en Excel, este grafico nos permite representar fácilmente la cantidad de veces que ocurre un valor.

Para insertar un gráfico lo que hacemos es lo siguiente primero seleccionamos el cuadro a las cantidades para que deseamos que nos aparezca en el gráfico, luego nos ubicamos en la Ficha Insertar, elegimos el grupo Gráficos, luego seleccionamos el grafico más adecuado y damos aceptar.

Los tipos de gráficos que conocemos son:

columnas agrupadas y agrupadas en 3D , columnas apiladas y apiladas en 3D, columnas 100% apiladas y 100% apiladas en 3D, cilindro, cono y pirámide.0

GRÁFICOS DE LINEA

Los gráficos de línea muestran los datos en forma de puntos y todos los puntos de la misma serie se unen mediante una línea; de ahí su nombre. Cada valor aparece representado por un punto que es la intersección entre los datos del eje horizontal y los del eje vertical.

Estos tipos de gráficos son útiles para mostrar las tendencias de las series de datos en un determinado periodo de tiempo.

Realizamos un ejemplo de un gráfico de líneas.

Ejemplo: En la siguiente tabla y grafico mostramos como ha ido cambiando la cantidad de horas promedio a la semana durante un mes que niños y niñas ven televisión.

Entre los demás gráficos de línea que Excel nos ofrece están los siguientes.

Líneas, y líneas con marcadores, línea apilada y línea apilada con marcadores, línea 100% apilada y línea apilada con marcadores y líneas 3D.

GRAFICOS CIRCULARES

Los gráficos circulares los conocemos también como gráficos de pastel, gráficos de torta o también como gráficos de 360 grados, son recursos estadísticos que utilizamos para presentar porcentajes y proporciones. El número de elementos comparados dentro de un gráfico circular puede ser de más de 4.

Un gráfico circular lo utilizamos cuando tenemos una serie de datos que deseamos trazar o también cuando ninguno de los valores que deseamos trazar es negativos, también cuando no tienen más de siete categorías.

Ejemplo de un gráfico circular de condiciones del cielo:

A continuación hay un gráfico circular de las condiciones del cielo por 2 semanas (días soleados, días nublado, y días lluviosos) para este ejemplo elabore un video.

Los demás gráficos que encontramos en la hoja de cálculos son los siguientes:

• Gráfico de barra
• Gráfico de área
• Gráfico de tipo XY (dispersión)
• Gráficos de cotizaciones
• Gráficos de superficie
• Gráficos de anillos
• Gráficos de burbuja
• Gráficos Radicales

LOS ERRORES DE FORMULA

Los errores de Excel son aquellos símbolos que nos aparecen en una celda que no tiene ningún significado, cuando digitamos una formula y no la introducimos bien y pulsamos enter nos aparece el error un ejemplo seria si en la celda A1 introducimos el número (5) y en la celda B2 introducimos el número (10) luego en la celda C3 pulsamos (=) y marcamos las dos celdas  que contiene números con el mouse y pulsamos enter nos da error, cuando comenzamos a trabajar con fórmulas en Excel, nos aprendimos los errores de formula con su respectivo concepto.

TIPOS DE ERRORES

#¡VALOR!: este error se nos presenta se realiza una operación no valida, por ejemplo, si por error multiplicamos en una base de datos el nombre con el apellido.

#¡DIV/0!: este error se nos presenta cuando se intenta dividir un valor entre cero (0), por ejemplo si intentamos dividir una calificación individual por un total.

#¿NOMBRE?: este error se nos presenta cuando la función que intentamos utilizar en una operación no es correcta, un ejemplo claro es cuando hacemos una suma de dos valores y en lugar de utilizar la función SUMA, indicamos como nombre de la función SUM: observemos el ejemplo.

#¡NUM!: este error nos aparece cuando en el parámetro  de una función que debe ser un valor numérico  nos equivocamos e indicamos un valor tipo texto. También se nos presenta cuando el resultado de una operación  es un valor demasiado grande o demasiado pequeño, por ejemplo al elevar el valor 10,000 a la potencia 100.

#N/A: este error nos aparece cuando utilizamos funciones de búsqueda y referencia y el valor buscado no se encuentra,

#¡REF!: este otro error se nos presenta en los casos que luego de haber aplicado, eliminaos una de las referencias que es utilizada.

#¡NULO!: este error se nos presenta cuando por ejemplo omitimos el separador de parámetros en la función.

REFERENCIAS EN FORMULAS

Una referencia es un dicho de una formula sencilla, referencia es el nombre de la celda, el cual está dado por la letra de la columna y el número de la fila.

Existen tres tipos de referencias que aprendimos con su diferente función. Cuando nos referimos a una referencia, nos referimos a una celda.

Referencia Relativa: es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una formula.

Referencia Absoluta: es cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la formula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a donde copiemos la formula y se define utilizando el símbolo “$” por ejemplo la referencia.

Referencia mixta: es aquella que al copiar la celda donde está escrita y pegarla en otra ubicación, ajusta la letra o el número de la referencia, quedando bloqueado solo el numero o solo la letra respectivamente.

FUNCION LOGICA SI

La función lógica es una evaluación de una condición para determinar si en realidad es verdadera o falsa. La función lógica nos ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

La función lógica SI consta de tres partes que llegamos a conocer entre ella estas:

=SI(prueba _lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

Prueba lógica: es la expansión que queremos evaluar, puede ser cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como verdadero o falso.

El valor _si_ verdadero: lógicamente como su nombre lo indica, es el resultado si la prueba lógica resulta como falsa.

Valor _si_ falso: indica el resultado si la prueba lógica resulta falsa.

ORDENAR Y FILTRAR DATOS

Cuando trabajamos con grandes cantidades de datos, Excel nos ayuda muchísimo con una función de ordenar y filtrar nuestros datos:

Una alternativa que nos ofrece Excel es la de filtrar datos por criterios en lugar de hacerlos mediante esquemas.

Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botón de fecha en su extremo derecho el cual es conocido como botón de filtro y cuando hacemos clic sobre él se muestran diferentes opciones para ordenar y filtrar datos. A continuación mostrare un ejemplo de cómo filtrar y ordenar datos.

CREAR MACROS

Los macros son un conjunto de instrucciones programadas en la hoja de cálculo, las cuales optimizan las operaciones que realiza la aplicación ofimática Excel con el objetivo de eliminar tareas respectivas o realizar cálculos completos en un corto espacio de tiempo y con una nula probabilidad de error.

Existen 2 maneras de realizar maros en Excel.

1-Mediante el uso de la grabadora de macros.

Y mediante el uso del lenguaje VBA para programar Excel.

La primera opción es la más sencilla que aprendimos, dado a que solo pulsamos el botón de macros y realizarnos un conjunto de operaciones que deseamos que se repitan, una vez que hayamos finalizado guardamos el macro con el nombre que deseamos. Cada vez que deseamos ejecutar el macro guardado tendremos que pulsar el botón ejecutar macro y seleccionarla. Esta opción es la más fácil de usar pero no presenta unas desventajas como que solo una vez nos ejecuta la tarea grabada y también no utiliza toda la potencia del lenguaje VBA.